Version 3. Offentliggjort på https://sogelys.dk/vilkaar/ordna-v3. Teksten ændres aldrig; nye vilkår får en ny version.
Vilkårene gælder, når en aftale mellem Søgelys ApS (herefter "Søgelys") og en kunde (herefter "Kunden") henviser til dem (herefter "Aftalen"), og de gælder sammen med Aftalen. Det, der gælder for den enkelte kunde, fx indbakke, funktioner, AI-forbrug, opstartsperiode og pris, står i Aftalen under Ordna.
1. Hvad Ordna er
Ordna er et program fra Søgelys til virksomheder. Ordna samler nye kundehenvendelser ét sted, skriver en kort sagsbrief og et udkast til svar og lader Kundens egne folk rette, godkende og sende svaret. Ordna bruger en AI-model til at skrive briefs og udkast.
2. Hvad Kunden får
- Nye henvendelser til den indbakke, Aftalen nævner, samles i én liste på mobil og computer. Nævner Aftalen en formular på Kundens hjemmeside, hvis beskeder lander i den indbakke, kommer de med.
- Henvendelser fra samme kunde samles i én sag med en kort brief og et udkast til svar i Kundens tone.
- De af disse funktioner, Aftalen nævner: tilbudsudkast ud fra Kundens egen prisliste, med moms regnet af programmet; afsendelse fra Ordna på en brugers klik, fra Kundens indbakke; telefonnotater, der bliver til sager.
Drift, opdateringer og support på hverdage er med i prisen. Søgelys giver besked, før en ny funktion tages i brug.
3. Pris og forbrug
Prisen for Ordna står i Aftalen.
AI-modellens forbrug er ikke med i prisen for Ordna. Det betales som en særskilt linje i Aftalen, AI-forbrug: et fast beløb om måneden, som er et budget for Ordnas AI-funktioner, efter punkt 3.2 i Søgelys' samarbejdsvilkår. Søgelys' standard er 500 kr. om måneden ekskl. moms; det beløb, der gælder, står i Aftalen. Forbruget måles efter AI-leverandørens priser omregnet til kroner, og ubrugt budget overføres ikke til næste måned. Kundens ejer kan altid se i Ordna, hvor meget af månedens budget der er brugt, og Søgelys giver besked, før det er brugt.
Opstartsperiode: Nævner Aftalen en opstartsperiode, begynder Ordna med den til den pris og i den længde, Aftalen nævner. Perioden begynder den dag, Ordna første gang læser Kundens indbakke, dog tidligst når Databehandleraftalen er trådt i kraft. Søgelys skriver til Kunden, når den begynder, og hvornår den slutter. Begge parter kan stoppe Ordna i opstartsperioden med skriftlig besked; Ordna holder da op med at læse indbakken samme dag, og punkt 10 gælder. Prisen for opstartsperioden betales ikke tilbage.
Har Aftalen en månedspris for Ordna, fortsætter Ordna efter opstartsperioden til den pris, medmindre Kunden skriftligt har bedt om at stoppe senest ved opstartsperiodens slut. Har Aftalen ingen månedspris for Ordna, aftales prisen efter opstartsperioden som nye vilkår til Aftalen, som Kunden accepterer skriftligt. Har Kunden ikke accepteret dem senest 14 dage efter opstartsperiodens slut, stopper Ordna med at læse indbakken, og punkt 10 gælder. Stopper Ordna efter opstartsperioden, fortsætter resten af Aftalen uændret, medmindre Ordna er Aftalens eneste ydelse; så ophører Aftalen samtidig.
4. Ekstra forbrug
Kundens ejer kan købe ekstra AI-forbrug i blokke af samme størrelse som det faste beløb ved skriftlig accept, fx på mail. En blok gælder resten af den måned, den købes i, og faktureres sammen med næste faktura. Søgelys bruger aldrig mere AI-forbrug for Kundens regning, end Kundens ejer har sagt ja til.
5. Når grænsen er nået
Er månedens budget brugt, og har Kundens ejer ikke købt mere, stopper Ordna med at skrive nye briefs og udkast og siger det tydeligt til brugerne. Henvendelserne vises stadig og samles i sager, så intet tabes, og brugerne kan stadig svare selv. Briefs og udkast starter igen ved næste måneds begyndelse, eller når Kundens ejer har købt mere.
6. Det giver Kunden
- Adgang til at læse indbakken på den måde, Aftalen nævner: en særskilt adgangskode til Ordna, som Kunden kan trække tilbage, uden at Kundens egen adgangskode ændres, eller en kopi af hver mail, som Kunden selv videresender til en adresse, Ordna læser. Nævner Aftalen ingen af dem, aftaler parterne måden før start.
- Navn og e-mail på de brugere, der skal have adgang, og hvem af dem der er Kundens ejer.
- Kundens prisliste og faste vilkår, når tilbudsudkast tages i brug.
7. Udkast og afsendelse
- Ordna sender aldrig noget af sig selv. Et svar sendes kun, når en bruger hos Kunden selv sender det. AI-modellen har ingen funktion, der kan sende, booke eller fakturere.
- Udkastene er forslag. Det er Kundens eget valg og ansvar, hvad der sendes til Kundens kunder.
- Ordna må ikke love en pris, en dato eller en garanti, som Kunden ikke selv har givet. Et udkast, der gør det, markeres, før nogen ser det. Nævner Aftalen det, nævner udkastene ikke garanti, før Kunden har besluttet, hvilken garanti Kunden giver.
- Ordna ændrer, flytter og sletter aldrig noget i Kundens indbakke.
8. Brugere og supportadgang
Kundens ejer giver og fjerner adgang for Kundens egne brugere og bestemmer deres roller. Nævner Aftalen rollerne, gælder de.
Søgelys kan kun se Kundens data i Ordna, når Kundens ejer har givet tidsbegrænset supportadgang. Adgangen logges, og Kundens ejer kan se loggen.
9. Drift
Søgelys sørger for, at Ordna kører, og retter fejl så hurtigt, det er muligt. Planlagt vedligeholdelse sker så vidt muligt uden for almindelig arbejdstid. Er AI-modellen utilgængelig, vises henvendelserne stadig, og udkastene kommer, når modellen svarer igen.
10. Data, eksport og sletning
- Søgelys behandler Kundens oplysninger i Ordna efter Databehandleraftalen, som er en del af Aftalen.
- Kundens oplysninger ligger i Kundens eget datalager hos en hostingudbyder i EU og blandes aldrig med andre kunders.
- AI-modellen leveres af Anthropic. Teksten i en henvendelse behandles i USA og eventuelt i andre lande på de vilkår, der står i Databehandleraftalen. Anthropic må ikke træne sine modeller på den.
- Søgelys' egne interne systemer får kun samlede tal fra Ordna, fx antal henvendelser og udkast og forbruget, aldrig tekst, navne eller adresser.
- Kundens ejer kan til enhver tid eksportere Kundens data fra Ordna i et almindeligt format. Når Ordna ophører, kan Kunden inden 14 dage få en eksport. Derefter sletter Søgelys Kundens data i Ordna efter Databehandleraftalen og bekræfter det skriftligt.
11. Ændringer
- Søgelys forbedrer Ordna løbende. Nye funktioner kan komme med uden ekstra pris.
- Søgelys kan fjerne en funktion, som Kunden bruger, eller gøre vilkårene ringere for Kunden med samme varsel som Aftalens opsigelsesvarsel. Kunden kan da opsige Ordna til ændringens ikrafttræden.
- En ny pris eller et nyt fast beløb til AI-forbrug gælder først, når Kunden har accepteret nye vilkår til Aftalen skriftligt.
- Ændringer i listen over underdatabehandlere følger Databehandleraftalen.
12. Opsigelse
- Ordna kan opsiges som Aftalen, jf. Aftalens afsnit om varighed og opsigelse, og kan opsiges for sig, uden at resten af Aftalen ophører.
- I en opstartsperiode gælder punkt 3.
- Ved ophør gælder punkt 10 om eksport og sletning.