DATABEHANDLERAFTALE Version 1. Offentliggjort på https://sogelys.dk/vilkaar/databehandleraftale-v1. Teksten ændres aldrig; en ny databehandleraftale eller en ny liste over underdatabehandlere får en ny version. Databehandleraftalen gælder, når en aftale mellem Søgelys ApS (herefter "Søgelys") og en kunde (herefter "Kunden") henviser til den (herefter "Aftalen"), og den er en del af Aftalen. Kunden er dataansvarlig, og Søgelys er databehandler. Databehandleraftalen opfylder artikel 28, stk. 3, i databeskyttelsesforordningen (forordning (EU) 2016/679, herefter "forordningen"). 1. Behandlingen 1.1. Søgelys behandler personoplysninger for Kunden, når Søgelys leverer ydelserne i Aftalen. Behandlingens genstand, karakter, formål og varighed, typerne af personoplysninger og kategorierne af registrerede står i bilag A og i Aftalen under Databehandling. 1.2. Kunden bestemmer formålet med behandlingen og sørger for, at der er et lovligt grundlag for den, og at de registrerede er oplyst om den. Kunden har ret til at give instrukser efter punkt 2 og til at føre kontrol efter punkt 9. 2. Instruks 2.1. Søgelys behandler kun personoplysningerne efter Kundens dokumenterede instruks. Instruksen er denne databehandleraftale med bilag og Aftalens afsnit om databehandling. Kunden kan give en ny eller ændret instruks skriftligt, også pr. e-mail. 2.2. Instruksen gælder også overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS (punkt 6). 2.3. Kræver EU-ret eller dansk ret, at Søgelys behandler oplysningerne på anden måde, fortæller Søgelys Kunden det først, medmindre loven forbyder det. 2.4. Mener Søgelys, at en instruks er i strid med forordningen eller andre databeskyttelsesregler, siger Søgelys det straks til Kunden. 3. Fortrolighed Kun personer, der arbejder for Søgelys og har brug for det, får adgang til personoplysningerne. De har forpligtet sig til fortrolighed eller har lovbestemt tavshedspligt. 4. Sikkerhed Søgelys gennemfører de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, som forordningens artikel 32 kræver. De vigtigste står i bilag C. 5. Underdatabehandlere 5.1. Kunden giver en generel skriftlig godkendelse af, at Søgelys bruger underdatabehandlere. Dem, Søgelys bruger ved aftalens start, står i bilag B. 5.2. Vil Søgelys selv tilføje eller udskifte en underdatabehandler, skriver Søgelys til Kunden, før den nye underdatabehandler behandler Kundens personoplysninger, og i så god tid, at Kunden kan nå at gøre indsigelse. Ændrer en underdatabehandler sine egne underdatabehandlere, skriver Søgelys til Kunden, så snart Søgelys selv har fået besked. Har underdatabehandleren varslet ændringen over for Søgelys, sender Søgelys varslet videre med det samme, så Kunden får det så længe før ændringen, som varslet giver mulighed for. 5.3. Kunden kan gøre indsigelse mod en ændring. Finder parterne ingen løsning, kan Kunden opsige den del af Aftalen, ændringen gælder, uden andre omkostninger end betaling frem til ændringen. 5.4. Søgelys pålægger ved skriftlig aftale hver underdatabehandler de samme databeskyttelsespligter som i denne databehandleraftale og er fuldt ansvarlig over for Kunden for, at underdatabehandleren overholder dem. 6. Overførsel til lande uden for EU/EØS Søgelys overfører kun personoplysninger til lande uden for EU/EØS efter Kundens instruks og efter forordningens kapitel V. Kunden instruerer Søgelys i at foretage de overførsler, der står i bilag B, på det grundlag, der står dér. 7. Hjælp til Kunden 7.1. Søgelys hjælper så vidt muligt Kunden med at besvare de registreredes anmodninger efter forordningens kapitel III, fx om indsigt, berigtigelse og sletning. Får Søgelys en sådan anmodning direkte, sender Søgelys den videre til Kunden. 7.2. Søgelys hjælper Kunden med at overholde forordningens artikel 32 til 36 om sikkerhed, brud på persondatasikkerheden, konsekvensanalyse og forudgående høring af Datatilsynet. 7.3. Søgelys giver Kunden besked uden unødig forsinkelse, når Søgelys bliver opmærksom på et brud på persondatasikkerheden, med de oplysninger, Søgelys har, og som Kunden skal bruge til at anmelde bruddet. 7.4. Hjælpen er med i prisen. Kræver den væsentligt arbejde, aftaler parterne betalingen, før arbejdet begynder, medmindre behovet skyldes en fejl hos Søgelys. 8. Sletning og tilbagelevering Når Søgelys holder op med at behandle personoplysninger for Kunden, sletter eller tilbageleverer Søgelys dem efter Kundens valg og sletter eksisterende kopier, medmindre EU-ret eller dansk ret kræver, at de opbevares. Frister står i bilag A. 9. Oplysninger og revision 9.1. Søgelys giver Kunden de oplysninger, der skal til for at vise, at databehandleraftalen overholdes. 9.2. Kunden eller en revisor med tavshedspligt, som Kunden udpeger, kan foretage revision og inspektion hos Søgelys med 30 dages skriftligt varsel. Hver part betaler sine egne omkostninger. 9.3. Søgelys fører tilsyn med underdatabehandlerne ud fra deres egne revisionsrapporter og databehandleraftaler og giver dem videre til Kunden på anmodning. 10. Varighed Databehandleraftalen gælder fra Aftalen er indgået, og så længe Søgelys behandler personoplysninger for Kunden. Den kan ikke opsiges for sig, mens behandlingen står på. BILAG A. BEHANDLINGEN Hvilke af behandlingerne nedenfor der gælder for Kunden, står i Aftalen under Databehandling. Behandling 1: hjemmeside og markedsføring - Formål, personoplysninger og registrerede: som Aftalen beskriver dem under Databehandling. Ikke CPR-numre eller følsomme oplysninger, medmindre det er aftalt skriftligt. - Karakter: Søgelys har adgang til Kundens hjemmeside og konti og ser, retter eller flytter personoplysninger dér, når det er nødvendigt for opgaverne; sætter måling og annoncering op i Kundens egne konti; og håndterer supportsager, som Kunden sender. - Varighed og sletning: så længe Søgelys leverer de ydelser, Aftalen nævner. Oplysninger i Kundens egne systemer forbliver Kundens. Kopier hos Søgelys, fx i e-mails, slettes, når sagen er afsluttet, og senest 30 dage efter, at ydelserne er ophørt. En slettet e-mail kan ligge i e-mailudbyderens daglige sikkerhedskopi i op til 30 dage efter sletningen (bilag B). Behandling 2: Ordna - Formål: at samle Kundens kundehenvendelser ét sted og skrive sagsbrief og udkast til svar og, hvis Aftalen nævner tilbudsudkast, til tilbud, som Kundens brugere retter, godkender og selv sender. - Karakter: Ordna læser nye mails i den indbakke, Aftalen nævner under Ordna, uden at ændre noget i indbakken, gemmer dem i Kundens eget datalager, samler dem i sager og sender teksten til AI-modellen i bilag B for at lave brief og udkast. Resultatet vises for Kundens brugere. Ordna træffer ingen afgørelser om de registrerede og sender intet af sig selv. - Personoplysninger: om Kundens kunder og mulige kunder navn, e-mail, telefon, adresse, opgavebeskrivelse, beskedens indhold og Kundens svar og tilbud; om Kundens brugere navn, e-mail, rolle og log over handlinger. Ordna er ikke beregnet til CPR-numre eller følsomme oplysninger; står de alligevel i en henvendelse, behandles og slettes de som resten. - Registrerede: Kundens kunder og mulige kunder, både privatpersoner og kontaktpersoner hos virksomheder, og Kundens ansatte, der bruger Ordna. - Varighed og sletning: fra Ordna første gang læser Kundens indbakke, og så længe Kunden bruger Ordna. En sag slettes 24 måneder efter sidste aktivitet, medmindre Kunden bestemmer andet. Når brugen slutter, kan Kunden inden 14 dage få en eksport i et almindeligt format. Søgelys sletter Kundens data senest 14 dage efter, at brugen sluttede. Sikkerhedskopier gemmes højst 14 dage, så alle kopier er slettet senest 30 dage efter, at brugen sluttede. AI-modellens udbyder sletter teksten automatisk inden for 30 dage, dog op til 2 år, hvis udbyderen markerer et kald som brud på sin brugspolitik. BILAG B. UNDERDATABEHANDLERE 1) Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland, irsk registreringsnummer (CRO) 760497 Behandling 2: leverer AI-modellen (Claude), der laver sagsbrief og udkast i Ordna. Må ikke træne modeller på data fra Søgelys' konto. Sted: USA. Selve beregningen kan også ske i andre lande, hvor Anthropics underdatabehandlere (Google Cloud, Amazon Web Services og Microsoft Azure) har datacentre. Overførselsgrundlag: EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (afgørelse (EU) 2021/914), modul 2 og 3, som er en del af Anthropics databehandleraftale. 2) UpCloud Oy, Aleksanterinkatu 15 B, 00100 Helsinki, Finland, finsk virksomhedsnummer (Y-tunnus) 2431560-5 Behandling 2: drift af Ordna og Kundens datalager, herunder sikkerhedskopier. Sted: UpCloud-datacentret DK-CPH1 i København, Danmark. Sikkerhedskopier opbevares i samme datacenter. Overførselsgrundlag: ingen overførsel uden for EU/EØS. 3) team.blue Denmark A/S (Simply.com), Højvangen 4, 8660 Skanderborg, CVR-nr. 29412006 Behandling 1 og 2: Søgelys' e-mail, herunder supportsager, når Kunden sender Søgelys oplysninger om sine kunder. E-mail sikkerhedskopieres dagligt og gemmes i 30 dage. Sted: datacentre i EU/EØS, primært i Danmark. Overførselsgrundlag: ingen overførsel uden for EU/EØS. Underdatabehandlerne bruger selv underdatabehandlere, som står på deres egne lister: Anthropic på trust.anthropic.com/subprocessors, UpCloud i bilag 1 til UpClouds databehandleraftale på upcloud.com/terms-of-service og Simply.com på simply.com/dk/compliance. Ændringer varsles efter punkt 5.2. BILAG C. SIKKERHED For alle ydelser: - Kun de personer hos Søgelys, der har brug for det, har adgang til personoplysningerne. - Søgelys' konti hos underdatabehandlerne er beskyttet med totrinsbekræftelse. - Adgangskoder og nøgler ligger kun i et hemmelighedslager, aldrig i kode, noter eller beskeder. - Data sendes krypteret over internettet (TLS). - Søgelys' computere har fuldt krypteret disk. - Kundens personoplysninger behandles kun i de systemer og hos de underdatabehandlere, denne databehandleraftale nævner. Søgelys udvikler og tester med opdigtede data. For Ordna, før Ordna behandler Kundens oplysninger, og så længe den gør det: - Kunden har sit eget datalager. En bruger ser kun Kundens data, og det styres af brugerens login, aldrig af AI-modellen. - Hver bruger har sin egen konto og rolle. Kundens ejer giver og fjerner adgang og kan se en log over, hvem der har gjort hvad. - Søgelys ser kun Kundens data, når Kundens ejer har givet tidsbegrænset supportadgang. Adgangen logges. - AI-modellen har ingen funktion, der kan sende, booke eller fakturere, og kaldes kun på Søgelys' egen konto. Kald logges med antal og pris, aldrig med tekst. - Data krypteres, når de er gemt. Sikkerhedskopier tages dagligt og gemmes højst 14 dage i samme datacenter. - Søgelys' egne interne systemer modtager kun samlede tal fra Ordna, aldrig tekst, navne eller adresser. - Reglerne ovenfor testes automatisk før første brug og ved hver ny version.